Voor het kunnen ontvangen en versturen van email heeft u een mailcliënt nodig. Dit is software of webmail die het mogelijk maakt om mails te ontvangen en versturen.

Mailprogramma
Voorbeelden van mailprogramma’s zijn Microsoft Outlook of de Mail app in Windows 8. Voorbeelden van webmail zijn GMail en Live Mail (het oude hotmail).

Eigen webmail
Naast al deze mogelijkheden kunt u het aller snelst mails versturen en ontvangen via www.uwdomein.nl/roundcube/.

Hier moet u inloggen met uw emailadres en wachtwoord. De rest van de gegevens kunt u laten staan. Daarna kunt u direct in deze omgeving mails lezen en versturen.

Inloggegevens
Voor het inlezen van mails in een mailcliënt of uw webmail heeft u de volgende gegevens nodig:
POP server: mail.uwdomein.nl
SMTP server: mail.uwdomein.nl
IMAP poort: 143
POP poort: 110
SMTP poort: 587
Gebruikersnaam: email@uwdomein.nl
Wachtwoord: zoals bij u bekend

Authenticatie voor verzenden via SMTP is vereist

Mail op meerdere apparaten
Wilt u uw mail ontvangen op meerdere apparaten tegelijk (denk aan meerdere laptops of een laptop en een mobiele telefoon)? Kies dan altijd voor IMAP! Door voor IMAP te kiezen ziet u op alle apparaten hetzelfde. Dus een mail die u weggooit op één apparaat is ook op de andere apparaten weg. Dit is de beste manier van werken.

Kiezen voor POP3, of een combinatie tussen POP3 en IMAP leidt in geval van meerdere apparaten altijd tot problemen en wordt dus sterk afgeraden!

IMAP heeft overigens ook bij 1 apparaat de voorkeur. U kunt dan op termijn makkelijker uitbreiden.

Specifieke mailprogramma’s
Specifieke informatie per mailprogramma is vaak te vinden via Google. Mocht u toch nog vragen hebben kunt u contact opnemen.

Als uw website niet bereikbaar lijkt hoeft dit niet te betekenen dat het voor de rest van de wereld ook zo is.

Blokkade
Het is mogelijk dat uw IP-adres geblokkeerd is. Dit komt door allerlei technische snufjes die misbruik en aanvallen pareren. Soms zijn deze snufjes echter iets te enthousiast en blokkeren ook uw internetverbinding.

Geen mail
Als u geblokkeerd bent heeft u vaak ook geen mail in uw mailprogramma (webmail werkt soms wel).

Controle
Als u contact opneemt met ESWebMedia over een niet bereikbare website kunt u het beste eerst controleren of uw website op een andere internetverbinding wel bereikbaar is. Dit kunt u doen door:
1) Uw website te bekijken via uw telefoon (met de WiFi uitgeschakeld!)
2) Door op http://downorisitjustme.com het adres van uw eigen website in te voeren kunt u zien of uw website online is.

Probleem melden
Bij het melden van een niet bereikbare site is het belangrijk dat u aangeeft of uw website alleen bij u offline is of helemaal onbereikbaar.

Als uw website alleen bij u onbereikbaar is is het belangrijk dat u uw IP-adres doorgeeft. U kunt uw IP-adres achterhalen door naar whatismyip.com te surfen.

Als u geen mail ontvangt, maar uw website is wel bereikbaar dan kan dit enkele oorzaken hebben.

Foutieve instellingen
Het is mogelijk dat u foutieve instellingen heeft. Zie voor de juiste instellingen op deze pagina de vraag ‘Hoe stel ik mijn mail in?’.

Diskspace is op
Een andere mogelijke oorzaak is dat de voor u gereserveerde ruimte op de server vol is. U krijgt vanaf 80% bezetting waarschuwingsmails. Als u niets met deze mails doet en u overschrijdt de 100% dan zal dit leiden tot het niet meer kunnen ontvangen van mails.

Diskspace vrij maken
Het vrijmaken van diskspace kunt u doen door bepaalde bestanden van de website op te ruimen of mails uit uw inbox te verwijderen.

Let op: de mails moeten ook weggegooid worden uit uw prullenbak om daadwerkelijk ruimte vrij te maken.

Mails zijn niet altijd weg
Als u op korte termijn handelt zullen er geen mails verloren gaan. De mailprovider van de verzender zal altijd een aantal afleveringspogingen doen, dus zodra er weer ruimte is kan men weer mails afleveren.

Er is dus wel een spoedige actie vereist!

Spam en e-mail gaan hand in hand. Helaas. Toch kunt u wel wat acties ondernemen om de hoeveelheid spam die u ontvangt te beperken.

Spam voorkomen

U kunt voorkomen dat u spam ontvangt door uw mailadres op allerlei plaatsen rondzwerft. Als u zich inschrijft op foutieve sites is de kans groot dat u in de database van allerlei spammers terecht komt en mails zult gaan ontvangen.

Ook het op uw website plaatsen van uw mailadres veroorzaakt vaak spam. Dit raadt ESWebMedia dan ook niet aan.

Toch lost dit uw problemen niet op. Veel spammers mailen gewoon naar info@een-bestaand-domein.nl of proberen simpelweg zoveel adressen dat er altijd wel iets tussen zit.

Omgaan met Spam
Dus krijgt u ongetwijfeld spam. Dit is niet te voorkomen.

ESWebMedia heeft een spamfilter wat ingesteld kan worden voor u. Als u veel spam ontvangt kan dit spamfilter strenger ingesteld worden. Neem hiervoor contact op.

Als u een mail ontvangt waarin staat dat u in de buurt van de 100% van uw beschikbare bandwidth of diskspace gebruikt heeft moet u actie ondernemen! Dit soort mails hebben als onderwerp: User has used up x% of their bandwidth and X% of his/her allocated disk space. Dergelijk mails worden verzonden als uw hostingpakket 80% of meer vol zit.

Als u een dergelijk mail ontvangen heeft moet u kijken welk deel van uw hostingpakket bijna vol zit; bandwidth (=dataverkeer) of disk space (webruimte). Dataverkeer is een telling die per maand loopt op basis van het aantal verkeer dat uw website genereert (relevante factoren zijn: aantal bezoekers, aantal pagina’s dat bezoekers bezoeken en de grootte van deze pagina’s) en zodoende op de 1e van de maand weer opnieuw begint te tellen. Zodoende is een keer wat meer data gebruiken geen probleem. Mocht u structureel te veel data gebruiken dan zal ESWebMedia u een voorstel doen voor een uitbreiding van uw hostingpakket. Als uw datagebruik boven de 100% zit wordt uw website NIET uit de lucht gehaald.

Als uw webruimte bijna vol zit moet hier wel actie op ondernomen worden! Uw beschikbare ruimte op de harde schijf zit dan namelijk vol… En als deze vol zit kunt u in sommige gevallen geen nieuwe emails meer ontvangen of verzenden. De eerste stap die u kunt ondernemen is het opschonen van uw inkomende en verzonden mails (let op; leeg ook uw prullenbak hierna, anders heeft deze opschoonactie geen zin). Ook kunt u overbodige plaatjes en filmpjes van uw website weghalen. Dit zal vaak ook nog fors schelen.

Overbodige plaatjes of filmpjes ontstaan weleens doordat bepaalde CMS de filmpjes bij het verwijderen vanuit de pagina’s (bewust) niet van het systeem weghalen.

Het wel weghalen van deze bestanden kan door in te loggen, met de van ons ontvangen informatie, op www.uwdomeinnaam.nl:2222. Na inloggen kunt u dit doen door bij ‘Your Account’ op ‘File Manager’ te klikken. Via public_html komt u nu in de mappenstructuur van uw website terecht en hier kunt u vaak direct naar een map met een naam zoals ‘images’, ‘afbeeldingen’ of ‘content’ gaan. Door te sorteren op de kolom ‘Size’ kunt u de grootste bestanden bovenaan krijgen. Deze files kunt u inzien en bepalen of ze op uw site gebruikt worden. Zo niet kunt u ze verwijderen door het vinke bij ‘Select’ aan te zetten en op ‘Delete’ te drukken. Eventueel kunt u ook via ‘Advanced Search’ ook zoeken naar grote bestanden.

Heeft u problemen met opschonen dan kunt u altijd advies krijgen van ESWebMedia.

Let op; deze uitleg geldt alleen indien u mailt via de server ESWebMedia. Dus niet voor oplossingen via Exchange, Office 365 of vergelijkbare diensten.

Log in op DirectAdmin. Dit doet u met behulp van de gegevens die u ontvangen heeft van ESWebMedia. U logt in op www.uwdomeinnaam.nl:2222. Na inloggen klikt u vervolgens op uw domeinnaam.

Onbepaalde tijd automatisch antwoord
Voor het versturen van automatische antwoorden voor onbepaalde tijd klikt u vervolgens op ‘Autoresponders’. In het scherm dat nu verschijnt klikt u op ‘Create New Autoresponder’.

Bij Responder Address vult u uw emailadres aan (dus vul bijvoorbeeld info in). Bij ‘Responder Message’ kunt u het bericht invullen dat een mailverzender zal ontvangen. Eventueel kunt u bij ‘Send a CC to’ besluiten om iemand anders een CC te laten ontvangen van deze mail.

Vaste periode automatisch antwoorden
Voor het versturen van automatische antwoorden voor een vaste periode (zoals bijvoorbeeld een vakantie) klikt u vervolgens op ‘Vacation Messages’. In het scherm dat nu verschijnt klikt u op ‘Set Vacation Message’.

Bij Vacation Account kiest u uw emailadres. Bij ‘Vacation Message’ kunt u het bericht invullen dat een mailverzender zal ontvangen.

Bij Vacation Start en Vacation End kunt u de periode instellen waarin er automatische antwoorden verzonden moeten worden.

U logt in op www.uwdomeinnaam.nl:2222 met de gegevens die u ontvangen heeft bij het aanmaken van uw hostingpakket op onze server. Deze mail heeft als titel ‘Creator Duplicate: Uw account voor domeinnaam.nl is klaar voor gebruik‘.

Vervolgens kiest u uw domeinnaam, klikt onder ‘E-mail Management’ op E-Mail Accounts’.

Hierna klikt u op ‘Create mail account’. Vul dan bij username het deel voor het @ in van het mailadres dat u wilt maken (bijvoorbeeld info), kies een wachtwoord of laat het automatisch genereren door op ‘Random’ te klikken.

Email quota geeft aan MB’s u mag ontvangen. Als u iemands mailbox wil beperken laat u (bijvoorbeeld) de 50MB staan. Ons advies is om dit veld leeg te laten.

Klik nu op Create en u ziet uw aangemaakte mailadres inclusief benodigde gegevens voor het instellen van uw mailadres.

Meer informatie over het instellen van uw mailadres vindt u bij de vraag ‘Hoe stel ik mijn mailadres in’ in deze vragenlijst.